Smart Award Nominee

Digitaal loket ‘Mijn Infrax’ maakt komaf met papierberg

Uw aansluiting voor aardgas, elektriciteit, kabeldistributie of riolering binnen de 20 minuten geregeld? Voor het digitale loket Mijn Infrax is dat geen punt. En er komt niet één blad papier aan te pas.

Netbeheerder Infrax krijgt jaarlijks 80.000 nieuwe nutsaansluitingen te verwerken in 122 Vlaamse gemeenten. Tot voor kort nam een aanvraag al gauw enkele weken in beslag. Het papieren aanvraagformulier reisde langs verschillende diensten. Pas vele stempels en handtekeningen later werd de factuur opgesteld.

“Dat kon een stuk beter”, geeft CEO Frank Vanbrabant toe. “De aanvraag moest sneller, de organisatie van de werven efficiënter. Een onestopshop was de oplossing. Een digitaal loket waar de klant aanvraag, prijsofferte en datum van uitvoering in één keer kan regelen, via zijn computer.”

Digitale tool verbindt alle diensten

Dat klinkt goed, maar is sneller gezegd dan gedaan. “Elke aanvraag is maatwerk. Bovendien is er flink wat afstemming nodig tussen de verschillende partijen, zoals de aankoopdienst, de buitendienst en onderaannemers. Een kant-en-klaar softwaresysteem dat met die complexiteit kon omgaan, was niet voorhanden. Dus hebben we zelf een tool ontwikkeld”, legt Frank Vanbrabant uit.

Deze keer zijn wíj voorloper, en daar zijn we best trots op
Frank Vanbrabant, CEO Infrax

Dat proces heeft 3 jaar in beslag genomen, in nauw overleg met klanten, aannemers, technici, architecten en gemeenten. Het resultaat? Een digitaal loket dat in realtime gekoppeld is aan alle datasystemen voor administratie, planning, techniek en uitvoering. Binnen de 20 minuten is een standaardaansluiting geregeld, inclusief de digitaal ondertekende offerte én een datum voor de aansluiting.

“De klant krijgt bij zijn aanvraag rechtstreeks toegang tot onze planningssystemen”, legt de Infrax-CEO uit. “De tool analyseert de specifieke situatie van het gebouw en de omgeving, en plant de nodige acties in bij de verschillende afdelingen. Het proces wordt geoptimaliseerd, zodat de werven goed op elkaar aansluiten. Gedaan dus met smalende verhalen over een put die dichtgegooid wordt als de werkdag van de ‘elektriekers’ erop zit, maar die ’s anderdaags met evenveel ijver weer opengemaakt wordt door de ‘mannen van de gas’.”

Impact op mens en milieu

Tevreden klanten, gestroomlijnde diensten, dat is mooi. Maar de nieuwe software mist ook zijn effect op het milieu niet. Frank  Vanbrabant: “Stel je de papierberg voor van 80.000 aanvragen per jaar. Mijn Infrax maakt daar komaf mee. Bovendien zal de geïntegreerde workflow het aantal gereden kilometers van onze wagens op termijn gevoelig verminderen. En dat is goed nieuws voor de CO2-uitstoot.”

Het digitaal loket werd in november 2016 gelanceerd. Klanten reageren doorgaans positief, al zijn er nog werkpunten, weet Frank Vanbrabant. “Voor grotere bouwbedrijven ligt de digitale verwerking van een aanvraag complexer. Dat zullen we dit jaar verfijnen. Maar ondertussen zijn onder andere onze Scandinavische collega’s bijzonder geïnteresseerd in het systeem. Meestal zijn zij de voorlopers, deze keer zijn wíj dat. En daar zijn we best trots op.”