Smart Award Nominee

Het juiste medicijn voor iedere patiënt

De distributie van geneesmiddelen is een delicaat proces. Logistiek dienstverlener H.Essers ontwikkelde een waterdicht systeem dat medicijnen in elk stadium traceert, van bij ontvangst in de ziekenhuisapotheek tot levering aan de patiënt.

Veiligheid speelt een ontzettend belangrijke rol bij de verdeling van geneesmiddelen. “Logisch dat de sector sterk gereguleerd is”, zegt Jan Lampaert, strategic sales manager healthcare bij H.Essers/Hospital Logistics. “Strenge voorschriften en controlemechanismen waken over de productie en distributie van geneesmiddelen. Tegelijk moet het proces ook de toets van de efficiënte zorg doorstaan.”

H.Essers bracht, samen met het Vlaams Instituut voor de Logistiek, de huidige medicatiedistributie van 12 ziekenhuizen in kaart. En wat blijkt? Het productie- en distributieproces kan een stuk efficiënter en veiliger. Te vaak is de hoeveelheid medicijnen en het tijdstip van levering niet afgestemd op de vraag. “Dat zorgt voor te grote voorraden en te veel retourlogistiek, wat gevolgen heeft voor de winstgevendheid en de efficiëntie van de ziekenhuisprocessen”, stelt Jan Lampaert vast. “Daarom ontwikkelden we Ethilog.”

Van productie tot patiënt

Ethilog garandeert de traceerbaarheid van medicijnen, via een (semi-)geautomatiseerd proces in ziekenhuisapotheken en -afdelingen. En dat van bij de productie van het medicijn tot bij levering aan de patiënt. De logistieke keten van bij het farmabedrijf tot de levering aan groothandel of ziekenhuisapotheek was al traceerbaar. Ethilog vult in wat nog ontbrak: het traject dat een medicijn aflegt van ziekenhuisapotheek tot patiënt.

Ethilog maakt komaf met de tijdrovende manuele verdeling van geneesmiddelen, waardoor de kans op fouten geminimaliseerd wordt
Jan Lampaert, strategic sales manager healthcare bij H.Essers/Hospital Logistics

Jan Lampaert: “Alle geneesmiddelen worden verdeeld in een unit dose. Dat is een verpakking voor eenmalig gebruik met een uniek serienummer en een GS1 QR-code (standaard om veel gegevens op een beperkt oppervlak te plaatsen) met extra informatie.”

Het Ethilog-systeem begeleidt de ziekenhuisapotheek bij het plaatsen van de unit doses in ‘pick-to-light’ distributiekasten in verschillende ziekenhuisafdelingen. “Aan de hand van oplichtende lampjes weten verpleegkundigen welke medicatie zij op welk moment voor welke patiënt moeten klaarzetten. Een verpleegkundige die medicatie uit de distributiekast neemt, moet zich eerst aanmelden. Elk geneesmiddel dat hij uit de kast neemt, moet hij scannen. Zo weet Ethilog perfect waar elk medicijn zich bevindt en wat is toegediend aan wie”, legt Jan Lampaert uit. “De kans op fouten wordt zo drastisch geminimaliseerd.”

Hogere patiëntveiligheid

Het Algemeen Ziekenhuis Delta uit Roeselare kreeg in 2016 de primeur om het systeem te implementeren. Het bleek een succes, om verschillende redenen. Erg belangrijk was dat de traceerbaarheid van de medicijnen de patiëntveiligheid ten goede kwam. Ethilog verminderde ook de heen-en-weerstromen van medicijnen tussen apotheek en ziekenhuisafdeling. In de ziekenhuisapotheek zorgde dat voor een halvering van (overbodig) werk.

“Ethilog streeft naar een maximale controle”, beklemtoont Jan Lampaert. “Het systeem weet op elk moment wie welke medicatie heeft verstrekt aan welke patiënt. Binnenkort krijgt de distributiekast trouwens een extra veiligheid. Als blijkt dat medicijnen voor een patiënt onverenigbaar zijn met andere medicatie of allergieën – informatie die we halen uit het patiëntendossier – wordt de toegang geblokkeerd.”